Tietosuoja

LOSVIKA OY TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

1.    Yleistä

Kyseinen tietosuojakäytäntö soveltuu kaikkiin Losvika Ab:n käsiteltävissä ja vastuulla oleviin henkilötietoihin.

Tietosuojakäytönnön tarkoituksena on varmistaa kaikkien Losvika Ab:n käsiteltävissä olevien henkilötietojen olevan EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) (2016/679) sekä kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisia.

 

2.    Henkilötietovastaava

Losvika Ab (jatkossa Losvika)

Itäinen Jokitie 217

66900 Uusikaarlepyy

Suomi

 

3.    Sanasto – selitys

Rekisterinpitäjä – Losvika

Rekisteröity – Henkilö jonka tiedot ovat Losvika rekisterissä, tässä: Asiakas

Henkilötieto – Tiedot joista voidaan henkilö tunnistaa

Potilas – Eläin

 

4.    Losvikalla käsiteltävät henkilötiedot

Losvikalla käsitellään henkilötietoja kahdessa tarkoituksessa: asiakasrekisterin ylläpitäminen Losvikan eläinklinikoissa sekä tilauksien käsitteleminen Losvikan verkkokaupassa.

 

LOSVIKAN ELÄINKLINIKAT

a)    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen Losvikan ja asiakkaan välillä. Henkilötiedot ja potilastiedot (mukaan lukien tiedot suoritetuista hoitotoimenpiteistä ym.) tallennetaan, jotta yhteydenpito potilaan hoidossa olisi mahdollista sekä jotta velvollisuudet voitaisiin täyttää koskien lääkeaineiden käyttöä laissa eläinten lääkitsemisestä (387/2014).

 

b)    Oikeudellinen perusta henkilötietojen käsittelylle

Losvikan eläinklinikoilla on kaksi oikeusperustetta henkilötietojen käsittelylle; oikeutettu etu (GDPR 6.1.f artikla) joka perustuu Losvikan asiakassuhteeseen sekä lakisääteinen velvoite (GDPR 6.1.c artikla) dokumentoida lääkeaineiden käyttöä.

 

c)     Henkilötietojen kategoriat sekä tietojen talletusaika

Kaikki henkilötiedot Losvikalla käsitellään ja varastoidaan yhdessä asiakasrekisterissä. Asiakasrekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

-       Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdollinen vakuutusyhtiö sekä vakuutusnumero

-       Käyntihistoria ja muu yhteydenpito, esim. tietoa mistä on keskusteltu puhelimitse sekä sähköpostitse

 

Lääkeaineiden dokumentoinnin toteutuksen vuoksi tallennetaan potilaan tiedot, lääketieteelliset toimenpiteet, ym. asiakkaan nimellä asiakasrekisteriin.

 

Henkilötiedot varastoidaan aktiivisessa asiakasrekisterissä kunnes kaikki henkilön nimellä rekisteröidyt eläimet ovat kuolleet. Tämän jälkeen asiakkaan henkilötiedot siirretään arkivoituun asiakasrekisteriin jossa tiedot varastoidaan voimassa olevan lain mukaisesti. Voimassa oleva oikeus joka vaikuttaa talletusaikaan on kirjanpitolaki sekä laki eläinten lääkitsemisestä.

 

d)    Tietolähteet

Rekisteritiedot on saatu rekisteröidyltä.

 

Perusteet tietojen pyytämiselle rekisteröidyltä on se, että tiedot ovat välttämättömiä Losvikan oikeudellisten velvoitteiden – lääkeaineiden käytön dokumentointi sekä laillinen intressi pitää asiakasreikisteriä – täyttämiseksi. Mikäli rekisteröity ei luovuta välttämättömiä henkilötietoja, Losvika ei ota potilasta hoidettavakseen.

 

e)     Käytössä oleva IT-järjestelmä tietojen käsittelyssä

Kaikki henkilötiedot tallennetaan Suomalaisessa IT-järjestelmässä Provet, joka toimii asiakasrekisterinä lääketieteellisten toimenpiteiden dokumentoinnissa, laskutuksessa, myynnissä, ajanvarauksessa ja kirjanpidossa.

Creamarketing Oy Ab – Losvikan kotisivujen toimittaja ja ylläpitäjä.

Kotisivut ja verkkokauppa perustuu Webadmin5.2  järjestelmään ja Creamarketing OYn omiin servereihin jotka fyysisesti sijaitsevat Creamarketingin omissa palvelintiloissa. Nämä täyttävät voimassa olevat turvallisuussäännöt.

 

f)     Henkilötietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Hankkijat joille Losvika luovuttaa henkilötietoja:

-       Laboratoriopalvelut: Vetlab, Patovet, Idexx, ELTDKY, Berner, LABOKLIN, Movet

-       Muut palvelut: Tähtipöly, OK perintä

Henkilötietoja luovutetaan vakuutusyhtiöille sekä laskutuspalveluille asiakkaan pyynnöstä, tämä perustuu asiakassuhteeseen asiakkaan ja palvelijan välillä. Losvika ei täten omasta aloitteestaan luovuta tietoja vakuutusyhtiöille.

 

LOSVIKA EQUESTRIAN STORE 

a)    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen asiakkaan ja Losvikan välillä.

 

b)    Oikeudellinen perusta henkilötietojen käsittelylle

Oikeutettu etu (GDPR 6.1.f artikla).

 

c)     Henkilötietojen kategoriat sekä tietojen talletusaika

Henkilötiedot käsitellään asiakasrekisterissä joka sisältää seuraavat tiedot:

-       Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Henkilötiedot tallennetaan viideksi vuodeksi viimeisimmän oston jälkeiselle ajalle.

 

d)    Tietolähteet

Rekisteritiedot on saatu rekisteröidyltä.

Perusteet tietojen pyytämiselle rekisteröidyltä on se, että tiedot ovat välttämättömiä tilausten käsittelylle. Mikäli rekisteröity ei luovuta välttämättömiä henkilötietoja, ei asiakas voi tilata tuotteita Losvikan verkkokaupasta.

 

e)     Käytössä oleva IT-järjestelmä tietojen käsittelyssä

Creamarketing Oy Ab – Losvika Equestrian Store kotisivun toimittaja ja ylläpitäjä.

Kotisivut ja verkkokauppa perustuu Webadmin5.2  järjestelmään ja Creamarketing OYn omiin servereihin jotka fyysisesti sijaitsevat Creamarketingin omissa palvelintiloissa. Nämä täyttävät voimassa olevat turvallisuussäännöt.

 

f)     Henkilötietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötiedot käsitellään verkkokaupan asiakasrekisterissä, jonka toimittaa ja ylläpitää Creamarketing Oy Ab. Henkilötietoja ei luovuteta edelleen.

 

5.    Henkilötietojen käsittelyprosessi ja periatteet

Henkilötietojen käsittely Losvikalla tapahtuu GDPR:n 5. artiklan periaatteiden mukaisesti. Henkilötietojen tietosuoja otetaan huomioon koko käsittelyajan. Uusien palveluiden, prosessien tai järjestelmien hankinnassa arvioidaan miten tietosuoja voidaan varmistaa. Losvika Ab:lla huomioidaan mahdolliset riskit henkilötietojen käsittelyssä, jotta todennäköisyys tietoturvaloukkaukselle voidaan rajoittaa.

 

6.    Evästeiden käyttö

Losvikan kotisivut hyödyntää evästeitä, jotka ovat selaimesi tunnistautumista varten olevia tiedostoja. Evästeet tallentuu yksikölle (tietokone, älypuhelin tai taulutietokone), joita käytetään vieraillessasi kotisivuilla. Evästeiden avulla sivusto tunnistaa yksikön seuraavalla vierailulla. Evästetiedosto ei sisällä yhteystietoja. Losvikan kotisivut hyödyntää evästeitä, jotta tietoliikennettä kotisivuilla voidaan tarkistaa sekä kehittää asiakkaidemme kokemusta sivustolla ja räätälöidä kokemus yksittäisen asiakkaan parhaaksi. Vieraillessasi Losvikan kotisivuilla hyväksyt evästeiden keräämisen.

 

7.    Tietosuojan varmistaminen ja ongelmatapahtumien käsittely

Losvikan henkilökunnalla on perusteellinen tietotaso tietosuojakäytännöstä, jotta voidaan varmistaa, että henkilötietojen käsittely Losvikalla tapahtuu tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Losvika sitoutuu ilmoittamaan tietoturvaloukkauksista vastaavalle viranomaiselle 72 tunnin sisällä tapauksen tapahduttua tai tultua ilmi. Mikäli tapahtuma on vakava/laaja yksittäiselle rekisteröidylle, ilmoitetaan tapahtumasta hänelle kohtuullisen ajan sisällä.

 

8.    Rekisteröidyn oikeudet

Losvikalla henkilötiedot käsitellään oikeutettujen etujen perusteella, joka seuraa siitä, että rekisteröity solmii asiakassuhteen Losvikan kanssa, joko asiakkaana eläinklinikalla tai asiakkaana Losvikan verkkokaupassa, tai lakisääteisestä velvoitteesta dokumentoida lääkeaineen käyttöä eläinten lääkitsemisestä annetun lain 72 §:n mukaisesti.

Alla on luettelo oikeuksista, jotka rekisteröidyllä on Losvikan soveltamien käsittelyperusteiden mukaisesti:

-        Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa käsitteleekö Losvika hänen henkilötietojaan ja miten näitä käsitellään.

-        Rekisteröidyllä on oikeus virheellisten tietojen oikaisuun sekä vaadittaessa tietojen käsittelyn rajoittamiseen siksi ajaksi, kunnes Losvika on tarkistanut tietojen paikkansapitävyyden.

-        Rekisteröidyllä on oikeus esittää väitteitä koskien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, mikäli syitä on jotka perustuu hänen yksittäiseen tapaukseen.

-        Rekisteröidyllä on oikeus saattaa reklamaatio Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi)

 

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, voi hän olla yhteydessä Losvikaan sähköpostitse osoitteessa info@losvika.com ja selittää mitä oikeuksia hän haluaa käyttää. Seuraavat toimenpiteet harkitaan tämän perusteella.